Datenschutz

App-Betrieb und Hosting

Die Anwendung wird bei Vercel Inc. (USA) betrieben; die Server-Funktionen laufen in Frankfurt am Main (EU), die Auslieferung erfolgt über europäische Edge-Standorte. Dabei verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten zur Auslieferung der App. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive EU-Standardvertragsklauseln.

Authentifizierung und Datenhaltung

Konto-, Authentifizierungs-, Mail- und Synchronisationsdaten werden in einer Supabase-Instanz (PostgreSQL, Authentifizierung, Storage) in Zürich (Schweiz) gespeichert; für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Supabase handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags (Bestandteil der Nutzungsbedingungen) inklusive EU-Standardvertragsklauseln und Schweizer Zusatz; die Datenhaltung dient ausschließlich dem Betrieb deines NiiRo-Mail-Kontos.

Speicherung auf deinem Gerät

Schaltest du die lokale Kopie in den Einstellungen auf einem Gerät ein, speichert NiiRo Mail in diesem Browser eine verschlüsselte Kopie der Mailliste (Absender, Betreff, Datum, Vorschau) und der angezeigten Mailtexte der letzten 30 Tage, damit du sie ohne Verbindung lesen kannst; Anhänge nur, wenn du das zusätzlich wählst und sie selbst öffnest oder speicherst (bis 10 MB je Datei, insgesamt bis 100 MB). In der Desktop-App legt NiiRo Mail eine solche verschlüsselte Kopie (Listen, Mailtexte, von dir gespeicherte Anhänge) ohne gesonderte Einstellung auf dem Gerät ab, sofern die Verschlüsselung des Betriebssystems verfügbar ist; sie hält Inhalte höchstens 30 Tage und Anhänge bis insgesamt 100 MB vor. Mails, die du ohne Verbindung sendest, warten verschlüsselt im Postausgang dieses Geräts, bis sie gesendet sind (Anhänge bleiben dabei auf dem Server; nach 30 Tagen werden sie nicht mehr automatisch gesendet). Beim Abmelden und bei einem Wechsel des Nutzers werden diese Daten vom Gerät gelöscht. Endet die Sitzung von selbst (Inaktivität, Sitzungsende), bleiben nur noch nicht gesendete Mails des Postausgangs verschlüsselt auf dem Gerät, bis du dich wieder anmeldest oder sich ein anderer Nutzer auf diesem Gerät anmeldet; ein Gerät, auf dem die App nicht mehr geöffnet wird, löscht sie nicht von selbst. Löschst du dein Konto in der App, entfernt NiiRo Mail diese Kopie samt Postausgang auf dem Gerät, auf dem du löschst; auf anderen Geräten kann sie bestehen bleiben, bis du dort die Website-Daten löschst. Die Verschlüsselung schützt die Kopie vor dem Auslesen der Datenbankdatei allein, nicht vor jemandem, der dein angemeldetes Browserprofil nutzen kann; verschlüssle deshalb das Gerät. Anders als diese Kopie liegt die Freigabe externer Bilder für einen Absender nicht nur auf dem Gerät: Die Absenderadressen stehen in der Datenbank deines Kontos, damit die Freigabe auf allen deinen Geräten gilt; du kannst sie in den Einstellungen unter „Lesen“ widerrufen, und sie wird mit dem Konto gelöscht.

KI-Funktionen

KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert. Sind sie freigeschaltet, werden Antwortvorschläge und die optionale Spam-Einschätzung über die Anthropic-API (Modell Claude Haiku 5.5) verarbeitet. Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte (z. B. der relevante Mailtext) an Anthropic PBC übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über die kostenpflichtige API; Anthropic verwendet die Inhalte nicht ohne ausdrückliche Zustimmung zum Training seiner Modelle; wie lange Anthropic sie speichert, richtet sich nach der Aufbewahrungsrichtlinie von Anthropic. Anthropic handelt als Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags inklusive EU-Standardvertragsklauseln.

Mail- und Kalenderquellen

Abruf und Versand laufen über die von dir verbundenen Konten per IMAP, SMTP, CardDAV, CalDAV und ICS. Inhalte dieser Konten werden ausschließlich in deinem Auftrag verarbeitet, um die App-Funktionen bereitzustellen; die jeweiligen Mail- und Kalenderanbieter bleiben eigenständige Verantwortliche für die bei ihnen geführten Postfächer.

Automatische Servereinstellungen

Beim Einrichten eines Kontos kann NiiRo Mail die Servereinstellungen automatisch suchen. Dabei wird nur die Domain deiner Adresse abgefragt (der Teil nach dem @, nie die Adresse selbst): beim Konfigurationsdienst von Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net), bei Servern der Domain selbst (autoconfig.<Domain> und <Domain>/.well-known/autoconfig) und per DNS-Abfrage des Mail-Servers (MX); findet sich dort ein Mail-Anbieter, wird auch dessen Domain beim Thunderbird-Dienst nachgefragt. Die Gegenstellen sehen die Server-Adresse von NiiRo Mail, nicht deine.

Push-Benachrichtigungen

Nur wenn Push-Benachrichtigungen eingeschaltet sind, läuft die Benachrichtigung bei geschlossenem Browser über den Push-Dienst des Herstellers deines Browsers. Dieser erhält den Push-Endpunkt deines Geräts und eine verschlüsselte Nachricht, die „neue Mail“, eine Anzahl und die Sprache deiner Oberfläche enthält, keinen Absender, keinen Betreff und keinen Text.

Crewmate und Picmate

Die Schwesterprodukte Crewmate und Picmate (niiro.ai) können dich mit einem signierten Einmal-Ticket in NiiRo Mail anmelden. Auf deine Veranlassung holt NiiRo Mail ein dort erzeugtes Dokument (z. B. ein PDF) von Crewmate ab und legt es als Entwurf in deinem Konto ab; die Entwurfs-Kennung geht an Crewmate zurück, damit eine Löschung dort das Dokument auch hier entfernt. Ist dein Mail-Konto mit Crewmate verknüpft, löscht Crewmate bei der Löschung deines Crewmate-Kontos auch das verknüpfte NiiRo-Mail-Konto.

Downloads und Releases

Die nativen Windows- und Android-Artefakte werden über öffentliche GitHub-Releases (GitHub, Inc., USA) bereitgestellt. Beim Download verarbeitet GitHub technisch notwendige Verbindungsdaten; eine etwaige Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Mailtext im Zwischenspeicher: 90 Tage

Der geöffnete Mailtext (HTML und Text) wird nach dieser Zeit aus dem Zwischenspeicher entfernt. Beim nächsten Öffnen holt NiiRo Mail ihn erneut aus deinem Postfach beim Anbieter; beim „Lokalen Archiv“ baut sie ihn aus der gespeicherten Rohquelle neu auf.

Suchtext und Vorschau: 730 Tage

Für Mails, die älter als 730 Tage sind, löscht NiiRo Mail den abgeleiteten Suchtext und die Vorschau. Beim nächsten Öffnen der Mail wird der Suchtext neu aufgebaut, sofern ihr Text nicht mehr im Zwischenspeicher liegt. Das gilt für Konten, die mit einem Postfach bei einem Anbieter verbunden sind.

Rohdaten aus Importen: 730 Tage

Die Rohquelle importierter oder gesicherter Mails wird 730 Tage nach ihrer Anlage gelöscht, wenn das Konto mit einem Postfach bei einem Anbieter verbunden ist. Ausgenommen ist ein Konto vom Typ „Lokales Archiv“: Dort ist die Rohquelle die einzige Kopie der Mail und bleibt, bis du sie löschst.

Hintergrundaufträge: 30 Tage

Erledigte und fehlgeschlagene Aufträge (z. B. Abgleich, Versand; ein fehlgeschlagener Versandauftrag enthält die Mail) werden nach dieser Zeit gelöscht. Ausnahme: Der jüngste fehlgeschlagene Abgleich eines Kontos mit Anmeldefehler bleibt, solange das Konto angehalten ist.

Anmeldeschutz: 30 Tage

Zum Schutz vor Missbrauch speichert NiiRo Mail je Bereich und Kennung eine Zeile mit Hashes aus E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Browserkennung und löscht sie 30 Tage nach dem letzten Versuch. Eine aktive Sperre bleibt bis zu ihrem Ende bestehen.

Spam-Lernen: 400 Tage

Ist das Spam-Lernen für dein Konto aktiviert (der Betreiber schaltet es je Konto frei), zählt NiiRo Mail, wie oft du eine Absenderadresse oder Absenderdomain als Junk oder Kein Junk bestätigt hast. Gespeichert werden nur Zähler über einen Hash, keine Adressen und keine Texte. Urteile und Zähler ohne Berührung löscht NiiRo Mail nach 400 Tagen; das Gelernte kannst du unter Einstellungen jederzeit selbst löschen.

Kalender-Erinnerungen: 30 Tage

Das Protokoll zugestellter Erinnerungen wird 30 Tage nach dem Erinnerungszeitpunkt gelöscht.

Versandvermerke: Postausgang 60 Tage, Entwürfe 60 Tage

Damit eine Mail nicht doppelt gesendet wird, merkt sich der Server nur die Kennung einer gesendeten Postausgang-Mail (60 Tage) und eines gesendeten Entwurfs (60 Tage), keinen Inhalt.

Betriebs- und Diagnosedaten: 2 bis 400 Tage

Kennzahlen der Hintergrundläufe, Abgleich- und Regelprotokolle (Ordnernamen, Kennungen, Regelnamen, kein Mailinhalt): 90 Tage. Ordner-Prüfberichte: 90 Tage. Absenderadressen zu Abwesenheitsnotizen: 14 Tage. Kennungen für die Live-Anzeige neuer Mails: 2 Tage. Das Protokoll der Löschläufe selbst: 400 Tage.

Anfragebegrenzung: höchstens 1 Stunde nach Ablauf

Zähler, die Anfragen begrenzen (Schlüssel aus Funktion, Nutzer- oder Konto-Kennung, bei der Anmeldung ein Hash der IP-Adresse), werden höchstens 1 Stunde nach dem Ende ihres Zeitfensters gelöscht.

Push-Benachrichtigungen: bis zur Abmeldung des Geräts

Nur wenn Push eingeschaltet ist: Push-Endpunkt und Schlüssel deines Geräts, bis du es abmeldest oder der Push-Dienst des Browserherstellers den Endpunkt als erloschen meldet. Die Nachricht selbst enthält nur „neue Mail“ und eine Anzahl.

KI-Antworten

Antwortvorschläge werden nur ausgelöst, wenn du sie aktiv anforderst. Dabei wird der relevante Mailinhalt an Anthropic PBC übermittelt; die Antwortsprache richtet sich nach der Ausgangsnachricht. Jeden Vorschlag prüfst du vor dem Versand selbst.

Spamfilter

Die KI-gestützte Spam-Einschätzung ist standardmäßig ausgeschaltet, wird nur nach ausdrücklicher Aktivierung genutzt und dient nur der Einordnung eingehender Nachrichten. Verarbeitet werden die für die Bewertung erforderlichen Metadaten und Inhalte; die Einschätzung kannst du jederzeit übersteuern.

Abgleich und offene Standards

Der Abgleich nutzt offene Standards (IMAP, SMTP, CardDAV, CalDAV) sowie lokale Import- und Export-Pfade. Anbieterseitige Grenzen oder Fehlerfälle werden im Abgleich-Status der App angezeigt. Fordert eine eingehende Mail eine Lesebestätigung an, antwortet NiiRo Mail nur nach deiner Einstellung („nie“, „fragen“ oder „immer“) über den SMTP-Server deines Kontos an die angeforderte Adresse und setzt auf deinem Mailserver den Merker „$MDNSent“, damit nicht doppelt geantwortet wird; der Absender erfährt dadurch, dass und wann du die Mail angezeigt hast.

Migration und Backups

Für Migration und Sicherung werden EML-, MBOX- und Thunderbird-kompatible Formate unterstützt. Wiederherstellung und Löschung erfolgen über die App; bei Fragen hilft der Support unter info@niiro.ai.